De werkkostenregeling: benut de vrije ruimte

17 november 2016
Wet- en regelgeving

Per 1 januari 2011 geldt de werkkostenregeling (WKR). Vanaf 1 januari 2015 is deze regeling verplicht voor iedere werkgever. In het nieuwe systeem wordt niet langer per werknemer en per vergoeding beoordeeld of deze wel/niet belast is, maar kan een percentage van de totale loonsom belastingvrij worden vergoed. In 2016 en 2017 bedraagt dit percentage 1,2%.

Portretfoto van Ronald van Leeuwen
geschreven door:
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur
calculator en pen om vrije ruimte te berekenen

Maak eerst een inventarisatie van alle personeelsverstrekkingen. Hierbij kunt u denken aan een mobiele telefoon, een personeelsfeest, een kerstgeschenk, een cursus, een kostenvergoeding of een fiets van de zaak.
Vervolgens stelt u vast wat de belastingvrije forfaitaire ruimte (‘de pot’) is binnen uw bedrijf. In 2017 bedraagt deze 1,2% van uw totale fiscale loonsom. Aan de hand van deze gegevens kunt u bepalen hoe uw personeelsverstrekkingen zich verhouden tot uw pot van 1,2%. Deze inventarisatie vormt de basis om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen wel of niet toe te wijzen aan de pot. Bij (dreigende) overschrijding kan het wenselijk zijn om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen.

Gebruikelijk

Als voorwaarde voor het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel geldt dat deze vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate afwijken van wat in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Dit noemen we het gebruikelijkheidscriterium.
Vanaf 2016 is het gebruikelijkheidscriterium aangescherpt: het door de werkgever aanwijzen van aan werknemers verstrekte vergoedingen of verstrekkingen van een bepaalde omvang als eindheffingsbestanddeel moet gebruikelijk zijn.

TIP

Houd tussentijds bij hoe veel vrije ruimte in de werkkostenregeling u benut. Houd hierbij ook rekening met de komende uitgaven die ten laste van de vrije ruimte komen, zoals bijvoorbeeld een kerstpakket of een personeelsfeest. Is er nog ruimte over? Dan kunt u die aan het einde van het jaar benutten voor een onbelaste bonus aan het personeel. Ook kan een werkgever besluiten om kosten te vergoeden die normaal door de werknemer worden gedragen.

TIP

Geeft u eind van het jaar een borrel of feest? Organiseer dit dan in uw eigen bedrijf in plaats van op een externe locatie. De kosten van een feest op uw bedrijfslocatie blijven buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling. U moet alleen een bedrag van € 3,25 toevoegen aan de pot, als er tijdens het feest een maaltijd wordt geserveerd. Dit is aanzienlijk goedkoper dan de werkelijke waarde van zo’n maaltijd.

WIlt u meer weten over de werkkostenregeling? Onze specialist helpt u graag verder!

Mail Ronald
Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Senior belastingadviseur
Bel
013-4647268
Download de whitepaper over de werkkostenregeling

Werkkostenregeling: belangrijke aandachtspunten

Download hier de whitepaper
Downloaden whitepaper 10 tips over de werkkostenregeling

Werkkostenregeling (WKR)

10 tips voor een goede implementatie van de werkkostenregeling
Download hier de whitepaper