Werkkostenregeling: hoofdregel en uitzonderingen

De werkkostenregeling (WKR) houdt in, dat u maximaal in 2023 3% (1.92% in 2024) van de totale fiscale loonsom tot € 400.000 en over het surplus 1,18% mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Dit forfaitaire bedrag staat bekend als de vrije ruimte. Zodra u de vrije ruimte overschrijdt, betaalt u belasting over deze overschrijding tegen een tarief van 80%. Uitzonderingen op bovengenoemde hoofdregel zijn de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten. Deze uitzonderingen komen niet of tegen forfaitaire waardering ten laste van de vrije ruimte.

Lees meer over onze ondersteuning bij complexe grensoverschrijdende arbeid.

Wat zijn gerichte vrijstellingen?

Gerichte vrijstellingen zijn specifieke kostensoorten die u onbelast aan werknemers kunt vergoeden of verstrekken. Kosten voor tijdelijk verblijf elders of reiskostenvergoedingen voor zakelijke kilometers ad € 0,21 (2023) per kilometer zijn bijvoorbeeld gericht vrijgesteld. Daarnaast is het verstrekken van bepaalde apparatuur, zoals een laptop of mobiele telefoon aan de werknemer ook gericht vrijgesteld, mits u aan alle voorwaarden voldoet.

Nihilwaarderingen en forfaitaire waarderingen

Naast de gerichte vrijstellingen worden bepaalde kosten voor toepassing van de werkkostenregeling tegen nihil of een forfaitair bedrag gewaardeerd. Met name kosten die gerelateerd zijn aan de werkplek, zoals de kosten voor consumpties op de werkplek, behoren tot de zogenaamde nihilwaarderingen. Een voorbeeld van een forfaitair bedrag zijn ook maaltijden op de werkplek. Deze kunt u waarderen tegen een forfait van € 3,35 per maaltijd.

Intermediaire kosten

De intermediaire kosten zijn kosten die toebehoren aan de werkgever, maar die de werknemer voorschiet. De waskosten voor de auto van de zaak zijn een voorbeeld van deze kosten.

Wanneer is de werkkostenregeling van toepassing?

Alle werkgevers die inhoudingsplichtige zijn voor de Nederlandse loonbelasting, hebben te maken met de WKR. Kosten voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vallen niet automatisch onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Om een beroep te kunnen doen op de fiscale faciliteiten die de WKR biedt, bent u als werkgever verplicht om deze kosten te benoemen. De kosten moeten daarnaast blijken uit uw financiële administratie.

Niet-inhoudingsplichtige werkgever in Nederland

Maar hoe werkt de WKR nu voor werknemers met een buitenlandse, niet-inhoudingsplichtige werkgever in Nederland? Deze in Nederland belastingplichtige werknemers mogen een vrijstelling gelijk aan het percentage van de vrije ruimte effectueren in hun aangifte inkomstenbelasting/premies volksverzekeringen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de voorwaarden van deze fiscale mogelijkheden of over de specifieke gevolgen voor uw situatie? Neem contact op met Loes van Baast, global mobility specialist - tax, via telefoonnummer: 040-2942601 of stuur Loes een e-mail.