Werkkostenregeling

Zo behaalt u fiscaal voordeel met de WKR
Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur en specialist loonheffingen

Alles over de werkkostenregeling in één overzicht. Wat is het? Hoe werkt het? En welke uitspraken deed de Hoge Raad erover? 

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u een bepaald percentage van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. In 2022 heeft u een vrij besteedbare ruimte van 1,7% over de eerste € 400.000 van uw fiscale loonsom en 1,18% over het deel van uw loonsom boven € 400.000. 

Wat valt onder de werkkostenregeling?

Voor de toepassing van de werkkostenregeling (WKR) is het essentieel dat u weet welke vergoedingen en verstrekkingen u geeft aan uw medewerkers. Maak daarom een inventarisatie van alle personeelsvoorzieningen binnen uw bedrijf, zoals een mobiele telefoon, een personeelsfeest, een kerstgeschenk of een kostenvergoeding. Ga voor deze kosten na of deze ten laste komen van de vrije ruimte, of dat een gerichte vrijstelling of nihil-waardering van toepassing is. 

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vallen buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Denk bijvoorbeeld aan reiskostenvergoeding à € 0,19 per kilometer, cursussen, maaltijden bij overwerk en consumpties op de werkplek. Bekijk ook onze whitepapers 'werkkostenregeling: fiscale gevolgen en aanpassingen in uw administratie' en '10 tips voor een goede implementatie van de wkr'. 

Richt uw administratie goed in

Aan de hand van de inventarisatie en uw vrij besteedbare ruimte kunt u besluiten of u bepaalde vergoeding of verstrekking als werkkosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR. Let op: u kunt alleen gebruikmaken van deze vrije ruimte, als uw administratie hierop goed is ingericht. Daaruit moet blijken dat u een kostenpost heeft aangewezen aan de WKR. Anders bestaat het risico dat een vergoeding of verstrekking moet worden belast via de loonstrook van de werknemer, zelfs als u nog vrije ruimte over heeft! Lees waarmee u rekening moet houden bij het doen van uw administratie.

Kortom, het is noodzakelijk dat uw administratie goed is ingericht voor de WKR. Voordeel daarvan is dat u tussentijds inzicht heeft in uw beschikbare vrije ruimte. Dan weet u ook tijdig of u iets extra’s onbelast kunt geven aan uw personeel, of dat u zuinig aan moet doen om te voorkomen dat u eindheffing bent verschuldigd. Een overschrijding van de vrije ruimte kan aanleiding zijn om uw arbeidsvoorwaarden opnieuw te (laten) beoordelen. Wij constateren regelmatig dat werkgevers de WKR nog niet optimaal benutten.

Nieuwe gerichte vrijstelling hybride werken 

Door ervaringen tijdens de coronacrisis wordt in veel bedrijven nagedacht over hybride werken (deels op de normale werkplek en deels vanuit huis). Het kabinet heeft daarop de fiscale regels aangepast. Vanaf 1 januari 2022 geldt er een gerichte vrijstelling tot een maximum van € 2 per thuiswerkdag. Lees meer hierover op onze verzamelpagina 'thuiswerken en kostenvergoeding'. 

Gebruikelijkheidscriterium in de werkkostenregeling

Naast de grens van de vrije ruimte, kent de werkkostenregeling nog een belangrijke beperking: de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in de administratie aanwijst als werkkosten, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor uw werknemer. Dit betekent dat het gebruikelijk moet zijn dat u als werkgever de eventuele belastingheffing over een vergoeding of verstrekking voor uw eigen rekening neemt.

In jurisprudentie is een aantal kaders voor de toepassing van gebruikelijkheidscriterium in de werkkostenregeling gegeven. Daarover leest u meer in het artikel ‘Voordeel bonusaandelen mag niet in de werkkostenregeling’

Toepassing concernregeling en de werkkostenregeling

Elke werkgever moet zijn eigen WKR-administratie voeren. Elke werkgever heeft dan zijn eigen vrije ruimte. Als er meerdere werkgevers zijn binnen een organisatie, dan kunt u onder voorwaarden gebruikmaken van de concernregeling. Het concern kan dan de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar optellen, zodat een collectieve vrije ruimte ontstaat. Op deze manier kan het tekort aan vrije ruimte bij een werkgever worden verrekend met een overschot aan vrije ruimte bij een gelieerde werkgever. Lees meer over de voorwaarden en de aandachtspunten van de concernregeling.

Meer weten over de werkkostenregeling?

Door slim om te gaan met de werkkostenregeling kunt u fiscaal voordeel behalen. Wilt u meer weten over de werkkostenregeling? Onze fiscale adviseurs helpen u graag. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail

Downloaden whitepaper 10 tips over de werkkostenregeling

10 tips voor een goede implementatie van de werkkostenregeling

Download het whitepaper
Download het whitepaper over de werkkostenregeling

Werkkostenregeling

Fiscale gevolgen en aanpassingen in uw administratie
Download het whitepaper
Aanmelden nieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Altijd op de hoogte van het laatste nieuws
Meld u direct aan