Thuiswerken en kostenvergoedingen

Fiscale aandachtspunten
Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur

Veel werknemers werken thuis door de coronacrisis. De verwachting is dat werknemers (deels) blijven thuiswerken, ook als wij het virus straks achter ons laten. Dit verandert het kostenpatroon van uw werknemers. Thuiswerken zorgt weliswaar voor minder reiskosten, maar bijvoorbeeld elektriciteit, verwarming en koffie zorgen voor een extra kostenpost. Wilt u hier op inspelen door een thuiswerkvergoeding of een alternatief voor de vaste reiskostenvergoeding aan te bieden? Let dan goed op, als werkgever moet u rekening houden met diverse fiscale regels.

Thuiswerkvergoeding: fiscale aandachtspunten 

Als werkgever is het belangrijk na te gaan of kostenvergoedingen, arbeidsvoorwaarden of uw arbobeleid op eventuele thuiswerkvergoedingen moeten worden aangepast. De belangrijkste fiscale en juridische aandachtspunten met betrekking tot thuiswerken en thuiswerkvergoeding bespreken wij hieronder.

Reiskostenvergoeding in 2021

Werknemers die regelmatig thuiswerken hebben geen of minder reiskosten.  Door een goedkeuring kunt u een vaste reiskostenvergoeding nog (steeds) onbelast doorbetalen. Per 1 oktober 2021 is dit mogelijk (deels) belast. Onderneem nu actie en beoordeel of u de vergoeding voor reiskosten moet aanpassen.

De algemene vaste kostenvergoeding

Een algemene vaste kostenvergoeding dekt vaak de kosten voor bijvoorbeeld consumpties onderweg, representatiekosten en parkeerkosten bij een auto van de zaak. Als uw werknemers meer online met klanten vergaderen, kunnen dergelijke kosten afnemen. Dit kan fiscale gevolgen hebben voor uw algemene vaste kostenvergoeding.

Alternatieven voor de vaste (reis)kostenvergoeding

Werknemers die thuiswerken hebben geen reiskosten maar andere kosten. Welke kosten kunt u als werkgever dan vergoeden? In dit artikel informeren wij u over fiscaal vriendelijke alternatieven, zoals een computer of internetverbinding.

Wat kunt u en mag u onbelast vergoeden?

Rijksambtenaren ontvangen een netto thuiswerkvergoeding van € 363 ter compensatie van thuiswerkkosten zoals elektriciteit, verwarming en koffie. Wilt u als werkgever ook een algemene thuiswerkvergoeding verstrekken? Let dan goed op. Als u een algemene thuiswerkvergoeding toekent voor bijvoorbeeld extra energiekosten of koffie en thee, dan vormt dit loon. Door slim gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen uit de werkkostenregeling (WKR), kunt u bepaalde kosten onbelast vergoeden. Daarnaast overweegt het kabinet om een aanvullende regeling voor het onbelast vergoeden van thuiswerkkosten in te voeren.

Stappenplan voor het aanpassen van uw arbeidsvoorwaarden

Waarschijnlijk werken uw werknemers al een jaar zoveel mogelijk thuis. Reispatronen en uitgaven zijn daardoor veranderd. De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn vaak nog niet aangepast aan de nieuwe situatie. Wacht niet te lang met het aanpassen van de vergoedingen aan uw personeel. Dat geldt zeker voor bedrijven die verwachten dat werknemers (deels) blijven thuiswerken. Het aanpassen van uw arbeidsvoorwaarden kost tijd. Zorg dat u bent voorbereid met dit stappenplan.

Juridische aandachtspunten bij thuiswerken

Vanwege de coronacrisis werken veel werknemers indien mogelijk vanuit huis. Dit heeft gevolgen voor u als werkgever. Wij zetten de arbeidsrechtelijke aandachtspunten bij thuiswerken voor u op een rij.

Meer weten?

Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Onze fiscale adviseurs volgen de ontwikkelingen rondom kostenvergoedingen en thuiswerken op de voet. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail

Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan