Vergoeding extraterritoriale kosten

Een werkgever kan de extra kosten (extraterritoriale kosten, ook wel ET-kosten) die een werknemer maakt wegens het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst onbelast vergoeden. Het gaat hierbij vaak om dubbele huisvestingskosten, verblijfskosten en reiskosten. Meestal ontvangt een werknemer deze vergoeding in ruil voor een verlaging van zijn brutoloon. Dan maakt hij gebruik van de cafetariaregeling. In Nederland hoeft de werknemer geen belasting te betalen over deze vergoeding, zodat hij netto meer overhoudt.

Belastingheffing arbeidsmigrant in het woonland

In het land waar uw buitenlandse werknemers wonen, moeten zij ook belasting betalen. Daar moeten zij hun wereldinkomen aangeven, inclusief hun inkomsten uit Nederland. Belastingverdragen voorkomen dat werknemers die in het ene land wonen en in een ander land werken, dubbele belasting moeten betalen. Kortom: het woonland houdt rekening met de inkomsten die al zijn belast in het werkland. Nederland en Polen hebben zo’n belastingverdrag afgesproken.

Wijziging belastingheffing in Polen

Ieder land mag het loon dat haar inwoners verdienen, in bijvoorbeeld Nederland, berekenen volgens haar eigen nationale belastingregels. Dit geldt ook voor kostenvergoedingen die Poolse werknemers ontvangen in Nederland. Op basis van het belastingverdrag mag Polen hierover in principe belasting heffen. Polen deed dat meestal niet, waarschijnlijk omdat de totale beloning uit Nederland niet bekend was.

Vanwege een beleidswijziging beschouwt de Poolse belastingdienst de onbelaste vergoeding voor ET-kosten in Nederland als belast loon in Polen. Mogelijke oorzaak hiervan is de verbeterde gegevensuitwisseling tussen Nederland en Polen. Het risico bestaat dat de werknemer dan alsnog belasting in Polen moet betalen over deze vergoeding uit Nederland. Van dubbele belastingheffing is echter geen sprake.

Advies: informeer uw werknemers

Informeer uw werknemers tijdig dat zij mogelijk in hun woonland belasting moeten betalen over de onbelaste vergoeding die zij in Nederland ontvangen. Dit voorkomt onaangename verrassingen achteraf.  Let op: de extra belastingheffing is niet beperkt tot inwoners van Polen. Afhankelijk van de nationale regels in het woonland, kan dit ook voor andere landen gelden. Een ander aandachtspunt: een werknemer kan ook vanwege andere omstandigheden extra belasting moeten betalen in zijn woonland. Onze tip: maak geen nettoloonafspraak met uw arbeidsmigranten. Dit voorkomt dat de werknemer u kan aanspreken om het verschil in nettoloon bij te betalen, als hij achteraf extra belasting moet betalen in zijn woonland.

Meer weten?

Het is belangrijk dat u misverstanden in de belastingheffing voorkomt. Let op de aandachtspunten die van toepassing zijn op de cafetariaregeling. Laat u altijd adviseren en begeleiden. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via e-mail.