Aandachtspunten bij vergoedingen aan arbeidsmigranten

18 maart 2022
Artikel

Veel bedrijven maken gebruik van arbeidsmigranten die tijdelijk in Nederland werken. Denk aan de agrarische sector waar seizoenarbeiders werken, maar dit kan ook spelen in andere sectoren. Onder bepaalde omstandigheden kunt u deze werknemers een onbelaste vergoeding geven voor de zogenaamde extraterritoriale kosten. Dit is zelfs mogelijk als de arbeidsmigrant zich permanent vestigt in Nederland. We zetten enkele aandachtspunten voor u op een rij. 

Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Neem contact op met:
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur en specialist loonheffingen
mannen bespreken vergoedingen aan arbeidsmigranten

Extraterritoriale kosten

Als werkgever kunt u de extraterritoriale kosten (‘ET-kosten’) die een werknemer moet maken wegens het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst onbelast vergoeden. Het gaat hierbij veelal om extra huisvestingskosten, reiskosten en verblijfskosten. Vaak is de gedachte dat deze vergoeding alleen toegestaan is als uw werknemer fiscaal inwoner blijft van het land van herkomst. Het is echter ook mogelijk om een onbelaste vergoeding te verstrekken als een arbeidsmigrant zich permanent vestigt in Nederland. Bijvoorbeeld als uw werknemer in Nederland gaat samenwonen en hier een gezin sticht. Afhankelijk van de fiscale woonplaats van uw werknemer, kan de vrijstelling voor de vergoeding van ET-kosten anders uitwerken.

Huisvestingkosten

Als een werknemer (voor fiscale doeleinden) blijft wonen in het buitenland en daar huisvestingskosten heeft, dan mag u als werkgever de kosten van huisvesting in Nederland onbelast vergoeden. Hierbij is sprake van dubbele huisvestingkosten. Als een arbeidsmigrant fiscaal inwoner wordt van Nederland, dan heeft uw werknemer eerste huisvestingskosten in Nederland. In dit laatste geval kan u alleen een onbelaste vergoeding geven voor zover de huisvestingskosten hoger zijn dan 18% van het loon van deze werknemer. Daarmee is de vrijstelling voor eerste huisvestingkosten minder interessant dan voor tweede huisvestingkosten. Toch biedt deze regeling kansen in specifieke situaties. Neem daarvoor contact met ons op.

Reiskosten

De kosten van de eerste reis van het land van herkomst naar uw bedrijf én de terugreis na afloop van de werkzaamheden kunnen onbelast worden vergoed. Dit geldt ook voor tussentijds reizen voor bijvoorbeeld familiebezoek. Het is belangrijk om documentatie te bewaren ter onderbouwing van de werkelijke kosten.

Verblijfskosten

Op basis van een afspraak tussen de Belastingdienst en LTO Nederland kunnen werkgevers hun werknemers, onder voorwaarden, een onbelaste vergoeding per week geven voor de verblijfskosten. Ook werkgevers die niet binnen het kader van deze afspraak met LTO vallen, kunnen deze vergoeding verstrekken. Wel is in deze gevallen afstemming met de Belastingdienst wenselijk als u wilt aansluiten bij de weekvergoedingen uit de LTO-afspraak. Dit voorkomt dat u deze kosten zelf moet onderbouwen met bonnetjes. Bovendien is deze vergoeding ook mogelijk aan werknemers die hun fiscale woonplaats hebben verplaatst naar Nederland.

Fiscale woonplaats

Bij het vergoeden van ET-kosten is het belangrijk dat u als werkgever weet waar de werknemer woonachtig is voor fiscale doeleinden. Zoals hierboven opgemerkt bepaalt deze fiscale woonplaats onder meer of u eerste of dubbele huisvestingkosten vergoedt. Als vuistregel geldt dat de werknemer fiscaal inwoner blijft in het land van herkomst als de partner van de werknemer en hun minderjarige kinderen daar achterblijven. Als een werknemer jong, alleenstaand of gescheiden is, dan is meestal nader onderzoek nodig. De fiscale woonplaats moet per werknemer worden bepaald aan de hand van zijn persoonlijke omstandigheden. Daarbij kan ook de duur van de arbeidsovereenkomst een rol spelen. Leg goed vast waar de werknemers volgens u fiscaal woonachtig is. Als werkgever heeft u hiervoor de bewijslast. Graag helpen wij u bij deze onderbouwing.

Maximale looptijd

De ET-kosten kunnen alleen belastingvrij worden vergoed, zolang uw werknemer tijdelijk in Nederland verblijft voor zijn werkzaamheden. Uit regelgeving volgt dat na vijf jaar verblijf in Nederland geen sprake meer is van tijdelijkheid. Afhankelijk van de situatie begint de vijfjaarperiode elk jaar opnieuw te lopen. Soms moet ook rekening worden gehouden met de periode dat de werknemer in Nederland werkzaam was, voordat hij bij u in dienst trad. Als uw werknemer zich permanent vestigt in Nederland, kan toch sprake zijn van tijdelijkheid.

Cafetariaregeling

Werkgevers voeren vaak een cafetariaregeling in als ze ET-kosten vergoeden. Dit betekent dat uw werknemer brutoloon inlevert in ruil voor een onbelaste vergoeding van de ET-kosten. Uw werknemer houdt dan netto meer over, terwijl de werkgeverslasten gelijk blijven of zelfs afnemen. Dit is voor beide partijen financieel interessant. Er kan alleen brutoloon worden uitgeruild voor zover het loon meer bedraagt dan het wettelijke minimumloon (denk bijvoorbeeld aan toeslagen, bonussen en vakantiebijslag) en bovenwettelijke vakantiedagen. 

De implementatie van een cafetariaregeling moet zorgvuldig gebeuren. Dit vereist een goede schriftelijke vastlegging, ook in de eigen taal van de werknemer. De werknemer moet zich namelijk goed realiseren wat de gevolgen kunnen zijn van het inleveren van brutoloon (zoals bijvoorbeeld lagere uitkeringsrechten). 

Afspraak met Belastingdienst

Het is zeer wenselijk om afspraken te maken met de Belastingdienst als u ET-kosten wilt vergoeden of cafetariseren die buiten de kaders vallen van de afspraak die is gemaakt tussen de Belastingdienst en LTO Nederland. Dit geldt in het bijzonder als u de verblijfskosten wilt vergoeden zonder onderbouwing. Of wanneer u kosten wilt vergoeden aan een arbeidsmigrant die zich permanent vestigt in Nederland. Maak een afspraak met een van onze adviseurs en zorg voor meer zekerheid en voorkom discussies achteraf.  

Meer weten? 

Bij het vergoeden van ET-kosten of de implementatie van een cafetariaregeling moet u rekening houden met diverse fiscale en arbeidsrechtelijke aspecten. Zorg voor een goede onderbouwing en stel de juiste schriftelijke stukken op. Mocht u hierin begeleid willen worden of vragen hebben, neem contact op met Ronald van Leeuwen, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Onze specialist helpt u graag verder!

E-mail Ronald
Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Senior belastingadviseur en specialist loonheffingen
Aanmelden nieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Altijd op de hoogte van het laatste nieuws
Meld u direct aan