Thuiswerkend personeel? In vijf stappen uw arbeidsvoorwaarden aanpassen

20 april 2021
Artikel

Waarschijnlijk werken uw werknemers al een jaar zoveel mogelijk thuis. Reispatronen en uitgaven zijn daardoor veranderd. De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn vaak nog niet aangepast aan de nieuwe situatie. Per 1 juli kunt u waarschijnlijk geen beroep meer doen op de fiscale tegemoetkoming voor de vaste reiskostenvergoeding vanuit de overheid. Voor de andere kostenvergoedingen zijn de versoepelingen al ingetrokken. Het aanpassen van uw arbeidsvoorwaarden kost tijd. Zorg dat u bent voorbereid met dit stappenplan.

Portretfoto van Mirjam van de Langerijt
Neem contact op met:
Mirjam van de Langerijt Senior belastingadviseur
thuiswerkend personeel

Stappenplan voor het aanpassen van uw arbeidsvoorwaarden

Wacht niet langer met het aanpassen van de vergoedingen aan uw personeel. Dat geldt zeker voor bedrijven die verwachten dat werknemers (deels) blijven thuiswerken. Bent u goed voorbereid op de nieuwe ontwikkelingen? Vijf stappen voor het aanpassen van uw arbeidsvoorwaarden:

Stap 1: Inventariseer kostenvergoedingen, reispatronen en ICT-toepassingen

Om de gevolgen te kunnen bepalen is het van belang dat u eerst uw huidige arbeidsvoorwaarden inventariseert. Geeft u een vaste reiskostenvergoeding of vergoedt u op declaratiebasis? Krijgt uw personeel een vaste maandelijkse kostenvergoeding (bijvoorbeeld voor representatiedoeleinden of kosten onderweg) en uit welke componenten bestaat deze? Passen die kosten nog bij de huidige situatie of sluit het niet meer aan bij het uitgaven- en reispatroon van uw werknemers? In het laatste geval moet u de fiscale gevolgen in kaart brengen. Pas dan weet u of én hoe u de vergoedingen moet aanpassen. Houd daarbij ook rekening met ICT-toepassingen en de aanwezigheid van registratiesystemen. Voor de aanpassing van reiskostenvergoedingen is het namelijk van groot belang dat u inzicht krijgt in de reisbewegingen van uw personeel.

Stap 2: Inventariseer de behoefte van uw personeel

Wees ervan bewust dat uw personeel de noodzaak van aanpassing van de arbeidsvoorwaarden minder voelt. Mogelijk leidt een aanpassing zelfs tot financieel nadeel. De ervaring leert dat dit leidt tot onrust. Zorg daarom voor een goed alternatief dat is afgestemd op de behoeften van uw personeel. Mogelijk ontvangen uw werknemers liever een thuiswerkvergoeding dan een reiskostenvergoeding óf zijn ze meer gebaat bij een goede inrichting van de thuiswerkplek. Een andere mogelijkheid is de vergoeding voor de internetkosten thuis. Betrek ook de ondernemingsraad in deze afstemming, zodat het proces soepel verloopt. 

Stap 3: Werk alternatieven uit

U heeft nu een goed beeld van de specifieke situatie en behoeften binnen uw organisatie. Tijd om passende alternatieven voor de vaste (reis)kostenvergoeding te bedenken. Let wel, bij elk alternatief hoort een ander fiscaal etiket en gevolg. Daarom doet u er verstandig aan om per alternatief de kosten op een rij te zetten, inclusief de kosten van eventuele belastingheffing.

Een goed besluit over alternatieve arbeidsvoorwaarden is alleen mogelijk als u weet hoeveel ruimte uw organisatie heeft in de werkkostenregeling (WKR), zowel in 2021 als in volgende jaren. Ook is daarbij van belang dat er in 2022 mogelijk een nieuwe (onbelaste) thuiswerkvergoeding wordt geïntroduceerd die geen beslag legt op uw WKR ruimte.

Het kan ook zijn dat de behoeften van uw personeel niet passen binnen uw budget of de fiscale regels. Ook dan zijn er mogelijkheden om uw werknemers tegemoet te komen. In dat geval kan een flexibele arbeidsvoorwaardenregeling uitkomst bieden: uw werknemer betaalt de nieuwe vergoeding dan zelf en gaat er toch netto op vooruit.

Stap 4: Informeer uw werknemers tijdig

Als u uw nieuwe arbeidsvoorwaardenbeleid heeft vormgegeven, is het belangrijk om uw werknemers te informeren over de wijzigingen en de invoeringsdatum. Doe dit tijdig, zodat uw personeel voorbereid is op mogelijke andere administratieve verplichtingen, zoals het verplichte locatieregistratie in een tijdregistratiesysteem.

Stap 5: Implementatie en vastleggingen

Leg afspraken over de nieuwe arbeidsvoorwaarden goed (schriftelijk) vast. Dit biedt niet alleen duidelijkheid naar uw werknemers, maar het is ook relevant voor de Belastingdienst. Uiteraard moet u bij de aangekondigde ingangsdatum ook rekening houden met mogelijk nog in te regelen aanpassingen op ICT-vlak in de organisatie.

Bekijk alle artikelen over thuiswerken en kostenvergoedingen.

Meer weten?

Met het stappenplan bent u in control en tijdig voorbereid op nieuwe ontwikkelingen in uw organisatie. Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Onze fiscale adviseurs weten uit eigen ervaring hoeveel tijd hiermee gemoeid is, laat die ervaring in uw voordeel werken. Neem contact op met Mirjam van de Langerijt, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-5915140 of stuur Mirjam een e-mail

Wilt u meer weten over thuiswerken en kostenvergoedingen? Onze specialist helpt u graag verder!

E-mail Mirjam
Download het whitepaper over de werkkostenregeling

Werkkostenregeling

Fiscale gevolgen en aanpassingen in uw administratie
Download het whitepaper
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan