Vaste kostenvergoeding

Een accountantskantoor verstrekte in de jaren 2014 tot en met 2018 een vaste kostenvergoeding aan zijn werknemers. Tijdens een looncontrole overlegt dit kantoor ter onderbouwing alleen een specificatie van de vaste kostenvergoeding. De inspecteur legt naheffingsaanslagen op, omdat een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten ontbreekt. In deze zaak gaat het om de vraag of de naheffingsaanslagen tot een juist bedrag zijn opgelegd.

Werkkostenregeling (WKR)

Bij de beoordeling van het geschil moet onderscheid worden gemaakt tussen het jaar 2014 (regime vóór toepassing werkkostenregeling (WKR)) en de periode vanaf 2015 (verplichte toepassing WKR).

Vaste kostenvergoeding 2014
Deze werkgever maakte tot en met 2014 nog gebruik van het overgangsrecht. Op basis van de ‘oude’ regels was het voor het toekennen van een vaste kostenvergoeding voldoende als deze vooraf was gespecificeerd naar aard en omvang. Een kostenonderzoek was toen niet vereist. De rechter oordeelde dat het niet aannemelijk was dat de specificatie, die tijdens de looncontrole is overlegd, al in 2014 aanwezig was.

Vaste kostenvergoeding 2015 tot en met 2018
Bij toepassing van de WKR moet een vaste kostenvergoeding op basis van de wet vooraf zijn onderbouwd met een kostenonderzoek. Aangezien dit onderzoek ontbrak, is er sprake van loon.

Vergoedingen voor lidmaatschappen van netwerkverenigingen/businessclubs
Verder oordeelde de rechtbank dat het vergoeden van kosten van lidmaatschappen van netwerkverenigingen en businessclubs tot het loon behoren. Volgens de rechter was het niet aannemelijk dat deze lidmaatschappen een puur zakelijk karakter hebben, omdat het lidmaatschap persoonsgebonden is. Bovendien voorziet de wet niet in een gerichte vrijstelling voor dergelijke kosten.

Volgens de rechtbank zijn de verstrekte vaste kostenvergoedingen in alle jaren terecht als loon aangemerkt. Wel is er nog een matiging van de vergrijpboete vanwege overschrijding van de redelijke termijn.

Onbelaste kostenvergoeding of eindheffingsloon?

Onder de huidige regels vormt een vaste kostenvergoeding loon als u niet eerst een onderzoek heeft uitgevoerd naar de werkelijke kosten. U kunt echter ook besluiten om geen onderzoek uit te voeren en de vaste kostenvergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon. Daarmee komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte van de WKR.

Meer weten?

Wilt u weten hoe u de vaste kostenvergoeding moet onderbouwen om meer vrije ruimte over te houden in de WKR? Onze fiscale adviseurs helpen u graag. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via e-mail.