Voldoet u als werkgever aan de identificatieplicht van uw medewerkers?

9 november 2021
Artikel

U bent verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. Maar waar bestaat die verplichting eigenlijk uit? Drie onderdelen: verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht.

Portretfoto van Bart Leusink
Bart Leusink Manager ABAB Salaris- en Personeelsdiensten
id-bewijs

Verificatieplicht ID

Neemt u een nieuwe medewerker aan, dan moet u zijn identiteitsbewijs controleren. Dit kan een paspoort, ID-bewijs of vreemdelingendocument zijn. De volgende zaken zijn belangrijk:

  • Komt de pasfoto overeen met de werknemer in kwestie?
  • Kloppen fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
  • Klopt de handtekening? Laat de medewerker ter controle een handtekening zetten.
  • Staat er een nationaliteit op het document?
  • Is de vervaldatum van het document nog niet verstreken?

Bewaarplicht

U bent verplicht een kopie te maken en bewaren van het ID-bewijs van al uw medewerkers. Belangrijk is dat het documentnummer, pasfoto en burgerservicenummer (BSN) goed leesbaar/zichtbaar zijn. U bewaart de kopie in uw administratie tot vijf jaar na het kalenderjaar dat de werknemer uit dienst gegaan is.

Let op: heeft u een kopie gemaakt bij indiensttreding, maar is het ID-bewijs nadien verlopen? Dan hoeft u geen nieuwe kopie te maken.

Zorgplicht

Werknemers moeten op hun werk altijd een geldig ID-bewijs bij zich hebben. Dit geldt ook voor ingehuurde medewerkers, zoals uitzendkrachten. U bent verplicht uw medewerkers hierop te wijzen.

Regels uitzendkrachten

Ook voor een uitzendkracht geldt dat u zijn ID-bewijs moet controleren voordat de medewerker van start gaat. U mag echter geen kopie opslaan in uw administratie. U bent tenslotte niet de werkgever van de uitzendkracht. Er geldt één uitzondering. Is de medewerker afkomstig uit een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER)? Dan bent u wel verplicht een kopie te bewaren voor de duur van vijf jaar. Ook moet u in dat geval nagaan of de persoon in kwestie in ons land mag werken.

Meer weten?

Wilt u meer weten over uw identificatieplicht? Neem contact op met Bart Leusink, manager ABAB Salaris- en Personeelsdiensten, via telefoonnummer 0413‑336515 of stuur Bart een e‑mail.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Onze specialist helpt u graag verder!

E-mail Bart
Portretfoto van Bart Leusink
Manager ABAB Salaris- en Personeelsdiensten
Bel
0413-336515
Icoon quickscan personeelsbeleid

Quickscan Personeelsbeleid

Beter inzicht in uw personeelsbeleid
Quickscan invullen
Aanmelden nieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Altijd op de hoogte van het laatste nieuws
Meld u direct aan