Wat houdt de renseigneringsverplichting in?

Sinds 1 januari 2022 is iedere werkgever (wettelijk een inhoudingsplichtige genoemd) verplicht om informatie aan de Belastingdienst te verstrekken over betalingen aan natuurlijke personen. Dit is de zogenaamde opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (opgaaf UBD).

Deze renseigneringverplichting geldt ook als u (tijdelijk) geen personeel in dienst heeft maar wel een actief loonheffingennummer heeft op grond waarvan u aangifte loonheffingen moet doen.  

Let op: bent u geen inhoudingsplichtige (meer) en heeft u dus ook geen loonheffingennummer? Dan bent u niet verplicht om de opgaaf UBD in te dienen. Wel kan de Belastingdienst u daartoe verzoeken of kunt u de opgaaf UBD vrijwillig indienen.

Lees meer over onze fiscale dienstverlening.

Welke gegevens moet u aanleveren?

Als werkgever moet u de volgende gegevens registreren en aanleveren bij de Belastingdienst:

• de voorletters en achternaam van de ontvanger van de betaling;
• het adres, het BSN en de geboortedatum van die persoon;
• het bedrag dat in het kalenderjaar is uitbetaald, inclusief kostenvergoedingen;
• de datum van uitbetaling.

Let op: als u de beloning voor het werk niet uitbetaalt, maar schuldig blijft, dan moet u het bedrag ook melden als een betaling.

Wanneer moet u de gegevens aanleveren?

De gegevens over de betalingen aan derden in 2023 moet u uiterlijk 31 januari 2024 aanleveren.

Uitzonderingen van de renseigneringsverplichting

De renseigneringsverplichting geldt niet voor betalingen aan uw werknemers. De Belastingdienst ontvangt de gegevens van uw werknemers namelijk al via de loonadministratie. Ook hoeft u betalingen aan de volgende natuurlijke personen niet te melden:

• betalingen aan vrijwilligers (voor zover deze de maximale vrijwilligersvergoeding niet overschrijden);
• betalingen op grond van facturen die voldoen aan de eisen van de Wet op de omzetbelasting en waarop de btw is vermeld;
• betalingen aan artiesten, beroepssporters of leden van een gezelschap die op grond van een verdrag niet in Nederland zijn belast.

Alle andere betalingen aan derden moet u wel melden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de betaling van facturen van freelancers die gebruikmaken van de kleine ondernemersregeling of als een btw-vrijstelling van toepassing is. Daarop staat namelijk geen omzetbelasting vermeld. Ook geldt de meldplicht als de btw-verleggingsregeling van toepassing is.

Let op: voor bovengenoemde uitzonderingen kan de Belastingdienst u nog wel verzoeken om informatie aan te leveren. U hoeft dan geen BSN te verstrekken.

Hoe levert u de gegevens aan?

Op de website van de Belastingdienst leest u hoe u de gegevens aanlevert. Hier vindt u ook de handleiding ‘Gegevensaanlevering van Uitbetaalde Bedragen aan Derden’. In deze handleiding wordt onderscheid gemaakt tussen uitbetalers die wel en geen loonheffingennummer hebben.

Renseigneringsverplichting bij btw-vrijstelling

Het artikel 'Een verduidelijking: renseigneringsverplichting bij btw-facturen voor arbeidskrachten' geeft een toelichting hoe de renseigneringsverplichting uitwerkt bij toepassing van een btw-vrijstelling.

Meer weten?

Bij ABAB zijn we graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wilt u meer weten over de renseigneringsverplichting? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via e-mail.