Samenwerkingsovereenkomst, de inhoud

In de samenwerkingsovereenkomst komen steevast de volgende onderwerpen aan bod.

1. Doel en duur

   Zet op papier welk resultaat u samen wilt bereiken. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van een product. Zorg daarbij voor een begrijpelijke en leesbare omschrijving waarover geen misverstand kan bestaan. Beschrijf wanneer de samenwerking begint en (als dat van tevoren al vaststaat) wanneer deze eindigt.
    

2. Taakverdeling

   Zet zo specifiek mogelijk uiteen wie wat doet om het gewenste resultaat te behalen. Spelen bepaalde personen hierbij een belangrijke rol? Benoem dit dan en werk ook uit wat er gebeurt als deze personen wegvallen.
    

3. Financiën

   Beschrijf zo specifiek mogelijk hoe de inkomsten, kosten en financiële risico’s worden verdeeld. Maak bovendien afspraken over wie er verantwoordelijk is voor het bijhouden van de administratie.
    

4. Bijdrage in natura

   Wat dragen de partijen – naast geld – nog meer bij? Denk aan intellectueel eigendom, specifieke kennis, manuren en het beschikbaar stellen van ruimtes en apparatuur. Brengen een of meer partijen intellectueel eigendom in? Leg dan zo gedetailleerd mogelijk vast wat de andere partijen daarmee wel en niet mogen doen.
    

5. Wijzigingen

   Beschrijf of (en zo ja welke) wijzigingen er mogen worden doorgevoerd en op welke wijze. Het verdient de voorkeur op te nemen dat wijzigingen op de overeenkomst alleen met wederzijdse schriftelijke toepassing plaatsvinden. 
    

6. Evaluatiemomenten

   Gaat het om een project van langere duur? Dan kan het verstandig zijn om tussentijds evaluatiemomenten in te plannen.

    

7. Geheimhouding

   Wordt er gevoelige of vertrouwelijke informatie uitgewisseld of gedeeld? Vergeet dan niet ook een geheimhoudingsverklaring op te nemen, voorzien van een stevige boeteclausule.

    

8. Aansprakelijkheid

   Beschrijf wanneer er sprake is van niet-nakoming door een van de partijen. Leg vast wie er aansprakelijk is voor de schade die eventueel uit de samenwerking en/of het project voortvloeit. Kijk daarbij ook naar de verzekeringen. Wie is er (al) verzekerd tegen schadeclaims? Of is het wenselijk om een nieuwe verzekering af te sluiten?
    

9. Tussentijds beëindigen

   Mag de samenwerking tussentijds worden beëindigd? Zo ja, in welke gevallen en wat zijn dan de (financiële) consequenties?
    

10. Het resultaat

    Maak heldere afspraken over wat er gebeurt met het resultaat als de samenwerking eindigt. Wie mag het resultaat exploiteren en op welke manier? Beschrijf bijvoorbeeld wie het intellectueel eigendom krijgt. Wie heeft er recht op een licentie en voor hoe lang? Mag er na het behalen van het beoogde resultaat met andere partijen worden samengewerkt? En zo niet, hoe lang niet?
     

11. Algemene voorwaarden

    Als er algemene voorwaarden van toepassing zijn, zorg dan dat het duidelijk is voor alle betrokken partijen welke voorwaarden dit zijn. Als u wilt dat uw algemene voorwaarden gelden, dan moet u deze ook van toepassing verklaren en beschikbaar stellen. Ook moet u de algemene voorwaarden van de tegenpartij van de hand wijzen. Omdat algemene voorwaarden vaak uitgebreid zijn (de beruchte ‘kleine lettertjes’) verdienen ze meer aandacht dan ze normaliter krijgen. Algemene voorwaarden zijn er niet voor niets. Besef ook dat bij het contracteren van grote wederpartijen de mogelijkheid om de eigen algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn vrijwel nihil is. Juist in die gevallen kan het zeer lonend zijn om de algemene voorwaarden nauwkeurig te bestuderen en bij te zware bedingen, af te spreken dat die niet van toepassing zijn. Daar zit meestal wel wat ruimte. 
     

Extra aandachtspunten voor logistieke sector

Het recht biedt een grote mate van vrijheid aan de inhoud van afspraken die u maakt en daarmee de samenwerking tussen partijen. Zeker business-to-business. De beperking zit met name in wet- en regelgeving. Binnen het vervoersrecht zijn er diverse bepalingen van dwingend recht, waarvan u niet mag afwijken. Daarnaast worden in de supply chain vaak branchevoorwaarden, zoals Fenex en CMR gebruikt. Maar hebben deze branchevoorwaarden wel een functie in een horizontale samenwerking? Meestal niet. Denk in dat geval na over welke bepalingen uit de branchevoorwaarden niet van toepassing zijn op de samenwerking en leg dit ook vast. Een voorbeeld hiervan is een beperking van de aansprakelijkheid bij vertraging, verlies of beschadiging, en wie de verplichting heeft de goederen te verzekeren. Maak dat tijdig bespreekbaar.

Een ander aandachtspunt – zeker bij horizontale samenwerking – betreft het mededingingsrecht. Dit verbiedt kartelafspraken tussen ondernemingen, zoals prijs- en marktverdelingsafspraken tussen concurrenten. En ook verbiedt het misbruik van economische machtsposities door ondernemingen, zoals het uitsluiten van concurrenten door hen de toegang tot een essentiële faciliteit te weigeren. Hierover tijdig nadenken kan veel ellende besparen én bijdragen aan een zinvolle, langdurige samenwerking. 

Meer informatie of advies?

ABAB Legal is graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wilt u een samenwerkingsovereenkomst opstellen? Neem contact op met Reinier-John Koopman, jurist ondernemingsrecht, via telefoonnummer 073-6465348 of stuur Reinier-John een e-mail.