Incassotraject

In hoofdlijnen bestaat een incassotraject uit twee fasen: de buitengerechtelijke en de gerechtelijke fase. De fase voorafgaand aan dit incassotraject is nóg belangrijker dan het incassotraject zelf. Zonder deugdelijke en volledige onderbouwing van uw vordering/niet betaalde factuur trekt u immers aan het kortste eind. Zorg er daarom voor dat uw dossier op orde is. Concreet betekent dit dat u onder andere een offerte en een ondertekende opdrachtbevestiging moet hebben, u op een juiste wijze eventuele algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard, het geleverde product of de verleende dienst deugdelijk is, de factuur correct is en de debiteur heeft bereikt.  

Buitengerechtelijk incassotraject

Is uw factuur na het verstrijken van de betaaltermijn niet betaald? Dan belt u uw debiteur met de vraag waarom betaling is uitgebleven, in plaats van direct een herinnering te sturen. Zo houdt u de relatie met uw debiteur goed. Er kunnen bovendien gerechtvaardigde redenen zijn waarom de factuur (nog) niet betaald is. Verstuur daarna een herinnering. Doe dit zowel per brief als per e-mail, inclusief ontvangstbevestiging. Vermeld hierin:

• het factuurnummer;
• de factuurdatum;
• het openstaande bedrag;
• de termijn waarbinnen uw debiteur moet betalen.

De toon van de herinnering mag vriendelijk zijn. Volgt er nog steeds geen betaling? Stuur dan een zogenoemde laatste herinneringsbrief (WIK-brief). Deze tussenstap geldt overigens alleen als uw debiteur een particulier is. Voor beide herinneringsbrieven geldt dat u zowel de betalingstermijn moet aangeven als de hoogte van de incassokosten.

Aanmaning

Hebben de herinneringsbrieven niet geholpen? Dan stuurt u een aanmaning. Stuur de aanmaning zowel per post (aangetekend én gewoon) als per e-mail (met ontvangstbevestiging). Laat ook niet te veel tijd tussen de laatste herinnering en de aanmaning zitten. Neem in de aanmaningsbrief ook weer het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag en de termijn waarbinnen uw debiteur betaald moet hebben (veertien dagen) op. Daarnaast moet u de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten en de te betalen contractuele of wettelijke rente opnemen. Tot slot neemt u op dat – bij geen of niet tijdige betaling - u uw vordering uit handen geeft en dat alle daardoor veroorzaakte (buitengerechtelijke en gerechtelijke) kosten en (contractuele en wettelijke) rentes voor rekening en risico van uw debiteur komen.

Gerechtelijk incassotraject

Loopt het buitengerechtelijke incassotraject op niets uit? Stap dan naar de rechter om uw vordering/niet betaalde factuur toegewezen te krijgen. Laat dit gerechtelijke traject begeleiden door een advocaat of jurist-gemachtigde die uw belangen behartigt. Houd er rekening mee dat een gerechtelijke procedure lang kan duren en er extra kosten worden gemaakt die slechts deels worden vergoed, afhankelijk van de uitspraak. Het betreft echter zeer specialistisch werk en het is dan ook verstandig om dit uit te besteden aan een juridisch professional. Voorafgaand aan of na een procedure kunt u ook overwegen beslag te leggen op vermogensbestanddelen van uw debiteur om uw vordering veilig te stellen.

Meer informatie of advies?

ABAB Legal is graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Heeft u vragen over procederen? Neem contact op met Reinier-John Koopman, jurist ondernemingsrecht, via telefoonnummer 073-6465348 of stuur Reinier-John een e-mail.