Aandeelhoudersvergadering en ondertekenen notariële aktes op afstand
Ondanks de sterk toegenomen digitalisering die de afgelopen jaren plaatsvond, zijn er enkele juridische zaken die nog altijd op de ‘ouderwetse’ manier moeten plaatsvinden met fysieke aanwezigheid. In een bv en nv gaat het bijvoorbeeld om de algemene vergadering van aandeelhouders. De wet schrijft voor dat deze ten minste éénmaal per jaar moet plaatsvinden op een locatie die in de statuten is vastgelegd.
Door de coronacrisis kunnen deze tot voor kort zo vanzelfsprekende zaken plotseling niet meer plaatsvinden. Met name bij een groot aantal aandeelhouders is het immers niet wenselijk om fysiek bij elkaar te komen.
Spoedwetsvoorstel vergaderen op afstand
Het kabinet ziet dit probleem ook en komt daarom met een spoedwetsvoorstel. Daarin wordt onder meer geregeld dat aandeelhoudersvergaderingen ook op afstand kunnen plaatsvinden. Aandeelhouders kunnen dan via een audio- of videoverbinding deelnemen aan de vergadering. Wel moeten zij, net als voorheen, de gelegenheid krijgen om vooraf en tijdens de vergadering vragen te stellen aan het bestuur. Als een aandeelhouder niet goed heeft kunnen deelnemen aan de vergadering, bijvoorbeeld wegens technische problemen, blijven de genomen besluiten toch rechtsgeldig. De spoedwet maakt het voor een vennootschap ook mogelijk om de termijn voor het houden van een algemene vergadering en het opmaken van de jaarrekening uit te stellen.
Aktes op afstand
Vergelijkbare problemen spelen in het notariaat. Notariële aktes moeten immers fysiek door de betrokken partijen worden ondertekend bij de notaris. Denk aan een testament of de overdracht van een woning. Veel notarissen werken al met volmachten om het fysieke contact zo veel mogelijk te beperken. In aanvulling daarop zal een audio- of videoverbinding ook mogelijk worden gemaakt voor mensen die niet fysiek bij de notaris kunnen verschijnen.
Het wetsvoorstel wordt op korte termijn naar de Raad van State gestuurd voor advies. Na dit advies zal het voorstel openbaar worden gemaakt en door de Tweede Kamer worden behandeld. Staatssecretaris Dekker heeft al wel aangekondigd dat de wijzigingen deels met terugwerkende kracht zullen gelden. Zodra wij meer weten over de exacte wijzigingen, stellen wij u daar uiteraard van op de hoogte.
Meer informatie?
Wilt u meer weten over deze spoedwet en het onderteken op afstand? Neem contact op met Jorrit Morra, jurist ondernemingsrecht, via telefoonnummer 0165-531323 of stuur Jorrit een e-mail.
