Werken uw werknemers thuis? Dit zijn de alternatieven voor de vaste (reis)kostenvergoeding

3 december 2020
Artikel

Werken uw werknemers veel thuis? En wilt u daarom de vaste (reis)kostenvergoeding aanpassen? Dat klinkt logisch, want een thuiswerker maakt geen of minder reiskosten. In plaats daarvan worden andere kosten gemaakt. Welke fiscaal vriendelijke mogelijkheden heeft u en waar moet u op letten?

Portretfoto van Mirjam van de Langerijt
Neem contact op met:
Mirjam van de Langerijt Senior belastingadviseur
thuiswerken

Communicatiemiddelen en internet

Bij thuiswerken is communicatie van uw personeel met uw organisatie van cruciaal belang. In veel gevallen is het noodzakelijk dat uw werknemers beschikken over een computer, internetverbinding en een mobiele telefoon. Alleen dan kunnen zij hun werk goed uitvoeren. Is dit ook bij uw organisatie het geval? Dan kunt u deze voorzieningen belastingvrij vergoeden.

Zijn de voorzieningen noodzakelijk voor uw bedrijfsvoering? Dan hoeft u geen rekening te houden met een eventueel privévoordeel voor uw medewerkers. Biedt u uw werknemer bijvoorbeeld een mobiele telefoon aan en wenst hij of zij een duurder exemplaar? Dan mag u een eigen bijdrage van de werknemer vragen voor de meerkosten. Die meerkosten moet uw werknemer wel betalen uit zijn nettoloon.

Vergoedt u de kosten van het internetabonnement? Let dan op als uw werknemer een gecombineerd abonnement heeft voor internet, vaste telefoon en televisie. U mag alleen het deel van de factuur voor internetkosten onbelast vergoeden.

Arbo-voorzieningen

Op grond van de Arbowet bent u verplicht een gezonde en veilige werkplek te creëren. Dit geldt ook bij thuiswerken, al zijn de regels daarvoor minder streng. Concreet moet u erop toezien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Als dit niet het geval is, moet u zorgen voor de juiste voorzieningen, zoals een ergonomische stoel of bureau. De fiscale regels helpen u daarbij. U kunt dergelijke voorzieningen belastingvrij verstrekken.

Bij arbo-voorzieningen mag u géén eigen bijdrage vragen van uw werknemers. Volgens de Belastingdienst is van een eigen bijdrage sprake als u slechts een gedeeltelijke vergoeding geeft, bijvoorbeeld omdat uw werknemer de voorkeur geeft aan een duurder exemplaar. Dit zou betekenen dat uw volledige vergoeding belast is. Naar onze mening is een ander standpunt verdedigbaar. Laat u dus goed adviseren en begeleiden. Meer weten? Neem contact op met onze fiscale adviseurs.

Is de thuiswerksituatie tijdelijk? Dan moet u voorkomen dat de arbo-voorziening alsnog belast loon vormt op het moment dat uw personeel niet meer thuiswerkt. Ook dat moet u goed vastleggen.

Lumpsum vergoeding

Het geven van een lumpsum vergoeding waarmee uw werknemer naar keuze diverse arbo-voorzieningen kan aanschaffen wordt afgeraden. Dit is een te vrijblijvende invulling van uw arbo-verplichtingen. Houd zelf de regie, anders loopt u het risico dat u de vrijstelling niet kunt benutten.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de alternatieven voor de vaste kostenvergoedingen? Onze fiscale adviseurs volgen de ontwikkelingen op de voet. Neem contact op met Mirjam van de Langerijt, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-5915140 of stuur Mirjam een e-mail.

Bekijk alle artikelen over thuiswerken en kostenvergoedingen.

Wilt u meer weten over de alternatieven voor de kostenvergoedingen? Neem contact met ons op!

E-mail Mirjam
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan