Voorkom belangenverstrengeling met duidelijke regels en beleid

12 juni 2019
Artikel

Wat is uw beleid ten aanzien van het aannemen van relatiegeschenken? Wat verwacht u van uw medewerkers als het gaat om het bewaken van hun onafhankelijkheid? En hoe heeft u dat vastgelegd? Geen vragen waar u dagelijks over nadenkt. Maar wél belangrijk voor uw onderneming!

Portretfoto van Inge Titulaer
Geschreven door:
Inge Titulaer Jurist arbeidsrecht
Beleid om belangenverstrengeling te voorkomen

Praktijkvoorbeeld belangenverstrengeling

Onlangs las ik een juridische uitspraak in een zaak met een conflict over belangenverstrengeling. Een belastingadviseur in dienst van een accountantsbureau had zich door een lening te verstrekken aan een klant in de problemen gewerkt. Het niet melden van deze lening van € 200.000 leidde tot een verstoorde arbeidsverhouding en een ontslag. De belastingadviseur had verwijtbaar gehandeld en in strijd met de geldende regels, zo oordeelde het Hof.

Beleid op het verstrekken van een lening?

Er geldt binnen accountancy een beroepsuitoefeningsreglement van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. Daarin staat dat het aanhouden van een financieel belang bij een klant niet toegestaan is, omdat daarmee de onafhankelijkheid in het geding komt. In aanvulling daarop hanteerde het accountantsbureau, uit het voorbeeld hierboven, een kwaliteitshandboek. Daarin staat dat het hebben van een financieel belang een bedreiging vormt voor de naleving van de fundamentele beginselen, die medewerkers in acht moeten nemen. In het handboek staat ook dat een werknemer melding moet maken van mogelijke bedreigingen en de betrokken accountant daarover moet informeren. De werknemer uit het praktijkvoorbeeld heeft zich daar niet aan gehouden. 

Alleen ‘beleid hebben’ is niet voldoende

Het beleid van dit accountantsbureau was duidelijk en daarmee leek het alsof de zaken goed op orde waren. Toch oordeelde de kantonrechter in eerste instantie dat ontslag van de belastingadviseur niet gegrond was. Alleen een beleid hebben, is niet voldoende. Het moet ook echt ingebed zijn in de bedrijfsvoering en strikt gehandhaafd worden. Vanwege een verstoorde arbeidsverhouding mocht het accountantsbureau in juni 2018 toch afscheid nemen van deze belastingadviseur. Wat in april 2019 bevestigd werd door het Hof. Deze uitspraken geven meer duidelijkheid over de regels over belangenverstrengeling.

Afspraken en verantwoordelijkheden vastleggen

Veel organisaties hebben in hun beleid vastgelegd hoe medewerkers om moeten gaan met geschenken van klanten. Daarin staan bijvoorbeeld afspraken over de maximale waarde en in welke fase van het klantentraject de klant zicht mag bevinden. Daarnaast is hierin vastgelegd bij wie medewerkers zich moeten melden als ze twijfels hebben, wie toestemming moet verlenen en wie toezicht houdt op de regels. Zulk soort afspraken zijn bedoeld om misbruik van de positie van de werknemer te voorkomen en onpartijdigheid te behouden. Het niet naleven van het beleid kan tot ontslag leiden.
Hoe het beleid het beste ingevuld kan worden is afhankelijk van het type onderneming en de branche. Het is zinvol om hier binnen uw onderneming aandacht aan te besteden, zodat het beleid passend is bij het gewenste doel.
Heeft u advies nodig bij het opstellen van specifieke beleidsregels binnen uw onderneming? Dan helpen wij u graag!
 

Heeft u advies nodig bij het opstellen van beleidsregels?

E-mail Inge
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan