Renseigneringsverplichting: opgaaf betalingen aan derden

Sinds 1 januari 2022 is iedere werkgever verplicht om informatie aan de Belastingdienst te verstrekken over betalingen aan natuurlijke personen voor verrichte werkzaamheden en/of diensten. U moet deze informatie aanleveren via de opgaaf Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD). Voorheen hoefde u deze informatie alleen te verstrekken als de Belastingdienst u daarom had gevraagd. Dit is aangepast door de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Deze renseigneringsverplichting geldt ook als u (tijdelijk) geen personeel in dienst heeft, maar toch een loonheffingennummer heeft op grond waarvan u aangifte loonheffingen moet doen.

Let op: als u geen loonheffingennummer heeft, bent u niet verplicht om de opgaaf UBD uit eigen beweging te doen. Wel kan de Belastingdienst u dan verzoeken om gegevens aan te leveren.

Uitzonderingen renseigneringsverplichting

De renseigneringsverplichting geldt niet voor betalingen aan uw werknemers. De Belastingdienst ontvangt die gegevens namelijk al via de loonadministratie. Ook hoeft u betalingen aan de volgende personen niet te melden:

• betalingen aan vrijwilligers (mits wordt voldaan aan de voorwaarden van de vrijwilligersregeling);
• betalingen voor werkzaamheden of diensten waarvoor een factuur met btw is uitgereikt;
• betalingen aan artiesten, beroepssporters of leden van een gezelschap die op grond van een verdrag niet in Nederland zijn belast. 

Alle andere betalingen aan derden moet u wel melden. Denk hierbij aan betalingen aan natuurlijke personen die gebruik maken van de kleine ondernemingsregeling of als een btw-vrijstelling van toepassing is. Op deze facturen staat namelijk geen btw. Ook geldt de meldplicht als de btw-verleggingsregeling van toepassing is. Lees daarover meer in dit artikel.

Welke gegevens moet u aanleveren?

Als werkgever moet u de volgende gegevens registreren en aanleveren bij de Belastingdienst:

• de voorletters en achternaam van de ontvanger van de betaling;
• het adres, BSN en de geboortedatum van die persoon;
• het bedrag dat u in het kalenderjaar heeft uitbetaald, inclusief kostenvergoedingen;
• de datum van uitbetaling (u mag ook 31 december 2022 invullen).

Uitstel

U had de betalingen over 2022 uiterlijk 31 januari 2023 moeten melden. Eerder berichtten wij u al dat u uitstel bij de Belastingdienst kon aanvragen als u de opgaaf UDB niet tijdig kon doen. Onlangs werd bekend dat de Belastingdienst verzoeken om uitstel nog tot uiterlijk 3 april  goedkeurt. Uitstel aanvragen kan schriftelijk bij uw Belastingkantoor of via de BelastingTelefoon (0800-0543).

Sanctie bij geen opgaaf UBD

De Belastingdienst geeft aan dat het niet doen van de opgaaf UBD strafbaar is. Waarschijnlijk doelt de Belastingdienst hier op de sanctie van een hechtenis van maximaal 6 maanden of een geldboete van maximaal € 9.000. De Belastingdienst kan ook een civiele procedure starten tot nakoming van de informatieplicht als zij daarbij zwaarwegende belangen heeft. Dit kan leiden tot een dwangsom. Via deze link van de Belastingdienst kunt u een pdf document downloaden met vragen en antwoorden over uitbetaalde bedragen aan derden en de wijzigingen per 1 januari 2022.

Deadline 3 april 2023

Heeft u betalingen in 2022 gedaan die onder de renseigneringsverplichting vallen, maar heeft u deze nog niet gemeld? Meldt dit dan alsnog uiterlijk 3 april 2023 of vraag voor deze datum uitstel aan.

Meer weten?

Heeft u vragen over de opgaaf UBD of wilt u ondersteuning en/of advies? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur. U bereikt Ronald via e-mail. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor u klaar.