Thuiswerkvergoeding: wat kunt u en mag u onbelast vergoeden?

25 januari 2021
Artikel

Recent werd bekend dat rijksambtenaren een netto thuiswerkvergoeding van € 363 ontvangen ter dekking van extra kosten. Sindsdien vragen werkgevers regelmatig of zij hun werknemers een maandelijkse onbelaste thuiswerkvergoeding kunnen geven. Het kabinet overweegt om een speciale regeling voor thuiswerken in te voeren. Houd tot die tijd rekening met de volgende fiscale aspecten. 

Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Neem contact op met:
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur
thuiswerken

Kosten thuiswerken: de Nibud-berekening

De vergoeding van € 363 is gebaseerd op cijfers van het Nibud. Dit instituut heeft berekend dat thuiswerken gemiddeld € 2 per dag aan extra kosten met zich meebrengt. Daarbij is rekening gehouden met de kosten voor elektriciteit-, water- en gasverbruik, koffie en thee, wc-papier en afschrijving van bureaus en bureaustoelen. Voor deze kosten kent de wet geen vrijstelling. Een vergoeding voor deze kosten vormt dus loon. De kosten kunnen daarom alleen onbelast worden vergoed uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Vast thuiswerkbudget

Als u een algemene thuiswerkvergoeding toekent voor bijvoorbeeld extra energiekosten of koffie en thee, dan vormt dit loon. Door slim gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen uit de werkkostenregeling, kunt u bepaalde kosten onbelast vergoeden. Deze kosten komen dan niet ten laste van de vrije ruimte, mits u de kosten op de juiste wijze benoemt. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om kosten voor internet of een ergonomische bureaustoel. Let wel, uw werknemer moet deze kosten feitelijk maken. Bij arbo-voorzieningen geldt nog als voorwaarde dat uw werknemer geen eigen bijdrage mag betalen. De inrichting van uw thuiswerkbudget bepaalt dus in hoeverre kosten onbelast kunnen worden vergoed buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Inventarisatie vrije ruimte werkkostenregeling

Voor kosten waarvoor geen vrijstelling geldt, kan de werkkostenregeling uitkomst bieden. Dit geldt bijvoorbeeld voor extra energiekosten of het kopje koffie thuis. Veel werkgevers hebben geen goed inzicht in hun WKR-positie of vergeten kosten toe te rekenen aan de vrije ruimte. Dit geeft een vertekend beeld en kan zorgen voor onaangename verrassingen. Daarom moet u eerst uw WKR-positie helder hebben, voordat u een algemene thuiswerkvergoeding opneemt in uw arbeidsvoorwaardenpakket.

Vergoeding kosten thuiswerken: in de toekomst onbelast?

Nu thuiswerken gemeengoed lijkt te worden, onderzoekt het kabinet of de belastingregels kunnen worden aangepast. Bijvoorbeeld door invoering van een aanvullende regeling voor het onbelast vergoeden van thuiswerkkosten. Mogelijk betekent dit dat de bestaande regels voor reiskostenvergoeding ook worden gewijzigd. Of dit al in 2021 zal worden ingevoerd is onzeker. Houd tot die tijd rekening met bovenstaande regels en/of maak gebruik van de fiscaal vriendelijke alternatieven.

Meer weten?

Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Onze fiscale adviseurs volgen de ontwikkelingen op de voet. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail

Bekijk alle artikelen over thuiswerken en kostenvergoedingen.

Wilt u meer weten over thuiswerkvergoedingen? Neem contact met ons op!

E-mail Ronald
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan