Thuiswerkvergoeding gericht vrijgesteld

Vanaf 1 januari 2022 geldt een gerichte vrijstelling voor algemene thuiswerkkosten als compensatie voor de extra kosten van elektriciteit, verwarming, koffie/thee en toiletpapier. Per thuiswerkdag kunt u uw werknemers in 2023 maximaal € 2,15 belastingvrij vergoeden. Een dergelijke vergoeding legt geen beslag op uw vrije ruimte van de werkkostenregeling. Wilt u een hogere vergoeding aan uw werknemers geven? Dan valt het meerdere wel in de vrije ruimte. Denk er dan wel aan om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Geen samenloop met reiskostenvergoeding woon-werk

De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,15 per thuiswerkdag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

U kunt echter geen thuiswerkvergoeding geven voor de dagen dat u ook een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaalt. Dit betekent dat als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek, u slechts een van de vrijstellingen kunt toepassen. Voor die dag moet u dus kiezen:

• óf u vergoedt de reiskosten woonwerk;
• óf u geeft een thuiswerkvergoeding.

De vrijstelling geldt ook niet op de dagen dat de werknemer de auto (of fiets) van de zaak of een door de werkgever betaald OV-abonnement gebruikt om te reizen naar de vaste werkplek.

Voor het begrip ‘vaste werkplek’ geldt een definitie uit een ver verleden: van een vaste werkplek is (al) sprake als de werknemer op jaarbasis op meer dan veertig dagen naar dezelfde locatie reist.  

Andere zakelijke reiskosten, bijvoorbeeld voor klantbezoek, kunt u overigens wel op declaratiebasis vergoeden naast de thuiswerkvergoeding.

Vaste vergoeding mogelijk

Als u afspraken maakt over het reis/thuiswerkpatroon van uw werknemer kunt u een vaste (maandelijkse) vergoeding geven. Hiervoor kunt u gebruikmaken van de zogenoemde 128/214-dagenregeling (wettelijke regeling).  

Deze regeling houdt in dat als uw werknemer minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof uw werknemer op 214 werkdagen reist. Met deze formule wordt al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie.

U kunt deze regeling ook toepassen voor het toekennen van een vaste thuiswerkvergoeding. Maar let op: de thuiswerk- en reiskostenvergoeding moeten vanaf 2022 allebei pro-rata worden berekend op basis van het aantal reisdagen en thuiswerkdagen (in plaats van voorheen werkdagen).

Een voorbeeld ter verduidelijking: 
U spreekt met uw werknemer die een vierdaagse werkweek heeft af dat hij drie dagen per week op kantoor werkt en één dag thuis. De totale reisafstand woon-werk bedraagt veertig kilometer per dag.   

Reiskostenvergoeding 2023

In 2023 kan uw werknemer een vaste reiskostenvergoeding ontvangen als hij tenminste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar kantoor reist. De vergoeding wordt berekend over 129 dagen (3/5 van 214 dagen).

De onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan maximaal € 90 per maand ((129 dagen x 40 kilometer x € 0,21)/12 maanden).

Let op: tot en met 2021 mocht u de reiskostenvergoeding in dit voorbeeld nog berekenen op basis van 172 dagen (4/5 van 214 dagen). Dat was het aantal gewerkte dagen.

Thuiswerkvergoeding 2023

Voor een vaste thuiswerkvergoeding moet uw werknemer ten minste 25 dagen van het kalenderjaar (1/5 van 128 dagen) thuiswerken. De thuiswerkvergoeding wordt berekend over 43 dagen (1/5 van 214 dagen). De onbelaste vaste thuiswerkkostenvergoeding bedraagt in 2023 maximaal € 7,70 per maand (43 dagen x € 2,15/12 maanden).

Aandachtspunten reiskostenvergoeding in 2023

Werkten uw werknemers (voor de coronacrisis) incidenteel thuis en blijft dat zo in 2022 en daarna? Dan wijzigt de reiskostenvergoeding niet. Wel moet u meer dan voorheen monitoren of zij nog voldoen aan de 128-dagenregeling. Een locatieregistratie kan daarbij behulpzaam zijn. Ook de (nieuwe) definitie van de vaste werkplek verdient aandacht, zeker als u een thuiswerkvergoeding wilt betalen.

Maakt u structurele afspraken over thuiswerkdagen, waarbij de werknemer bijvoorbeeld een dag per week thuis werkt? Dan wijzigt de reiskostenvergoeding, zelfs als u geen thuiswerkvergoeding toekent.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de thuiswerkvergoeding? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur. U bereikt Ronald via e-mail. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor u klaar.