Thuiswerken en reiskostenvergoeding? Dit zijn de gevolgen in 2021

25 maart 2021
Artikel

Veel werknemers werken vanwege het coronavirus (deels) thuis. Hierdoor hebben zij geen of minder reiskosten. Ontvangen uw werknemers een vaste reiskostenvergoeding? Let dan goed op. Als werkgever moet u namelijk rekening houden met diverse fiscale regels.

Portretfoto van Mirjam van de Langerijt
Neem contact op met:
Mirjam van de Langerijt Senior belastingadviseur
thuiswerken

Reiskostenvergoeding: algemene regels

U mag uw werknemers een reiskostenvergoeding geven van netto € 0,19 per zakelijk gereden kilometer. Veel werkgevers verstrekken een vaste reiskostenvergoeding per maand uitgaande van 214 reisdagen (bij een fulltime dienstverband). Bij deze 214 dagen is al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie. U kunt deze methode toepassen in de volgende situaties:

  1. Uw werknemer reist in een kalenderjaar (vermoedelijk) minstens 36 weken naar zijn werkplek.
  2. Uw werknemer reist ten minste 128 dagen naar zijn werkplek.

Goedkeuring vaste reiskostenvergoeding 

Door de coronacrisis voldoen veel werknemers niet aan deze voorwaarden. Toch heeft het doorbetalen van de gebruikelijke vergoeding in de meeste gevallen geen fiscale gevolgen. Tot juli 2021 heeft het kabinet namelijk een goedkeuring gegeven, waardoor u een vaste reiskostenvergoeding (netto) mag doorbetalen. Ook wanneer uw werknemers door de coronamaatregelen, niet of minder reizen naar hun werk. U mag uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding op uiterlijk 12 maart 2020 was gebaseerd.

Deze datum luistert nauw. Heeft u bijvoorbeeld werknemers die na 12 maart 2020 in dienst zijn getreden? Dan vallen deze niet onder de goedkeuring. Ook voor een uitbreiding van de werkdagen na 12 maart 2020 kunt u de goedkeuring niet gebruiken.

Bovendien moet uw werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht hebben op de vergoeding. Kiezen uw werknemers er ná die datum voor om (een deel van) hun eindejaarsuitkering in te leveren in ruil voor een (achteraf) toegekende reiskostenvergoeding? Dan geldt deze goedkeuring  niet. Is voor de keuze nog een handeling van uw werknemer nodig (bijvoorbeeld een vinkje in een personeelssysteem)? Dan moet dat ook uiterlijk 12 maart 2020 zijn gebeurd.

Goedkeuring vervalt (mogelijk) per 1 juli 2021

In verband met de aanhoudende coronacrisis heeft het kabinet besloten de goedkeuring te verlengen tot in elk geval 1 juli 2021. Als de goedkeuring niet nogmaals wordt verlengd tellen thuiswerkdagen vanaf die datum dus niet meer mee als reisdagen.  Uiteraard houden wij u op de hoogte van de ontwikkelingen.

Wat betekent dit voor u?

Wilt u de huidige vaste reiskostenvergoeding op basis van de 214-dagenregeling toch aan uw thuiswerkend personeel blijven betalen? Dan kan dat alleen als uw werknemer op jaarbasis ten minste 128 dagen (60%) naar de vaste werkplek reist.

Deze aanwezigheid moet u kunnen aantonen. Bijvoorbeeld door een toegangsregistratiesysteem. Kunt u de aanwezigheid van uw werknemers niet aantonen? Dan vervalt de gerichte vrijstelling en is de reiskostenvergoeding (deels) belast loon. Eventueel kan de werkkostenregeling (WKR) nog uitkomst bieden.

Welke alternatieven zijn er?

U kunt er voor kiezen de reiskostenvergoeding vanaf 1 juli 2021 te versoberen. U geeft dan alleen een vergoeding voor de werkelijke reisdagen van uw werknemers. Of dit mogelijk is hangt af van uw arbeidsvoorwaarden. In veel gevallen verloopt een dergelijke wijziging van arbeidsvoorwaarden soepeler als u uw werknemers een alternatief aanbiedt.

Kom tijdig in actie en laat u adviseren 

Ga na of u de vaste reiskostenvergoeding onbelast kunt blijven betalen aan uw werknemers. Mogelijk zijn aanpassingen nodig of kunt u een alternatief aanbieden. Een wijziging van arbeidsvoorwaarden kost tijd. Het is raadzaam om uw werknemers tijdig te informeren over eventuele wijzigingen. Zorg daarom dat u snel in actie komt.

Meer weten?

Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Onze fiscale adviseurs volgen de ontwikkelingen op de voet. Neem contact op met Mirjam van de Langerijt, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-5915140 of stuur Mirjam een e-mail.

Bekijk alle artikelen over thuiswerken en kostenvergoedingen. 

Wilt u meer weten over thuiswerken en reiskostenvergoeding? Neem contact met ons op!

E-mail Mirjam
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan