Werkkostenregeling

Zo behaalt u fiscaal voordeel met de WKR
Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur en specialist loonheffingen

Op deze pagina vindt u alles over de werkkostenregeling (WKR) in één overzicht. Wat houdt de WKR in? Hoe werkt de regeling? En hoe kunt u de WKR optimaal benutten?  

Wat is de werkkostenregeling?

Via de WKR kunt u een bepaald percentage van uw totale fiscale loonsom (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Voor 2024 bedraagt de vrije ruimte: 1,92% over de eerste € 400.000 van uw fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere.

Wat valt onder de werkkostenregeling?

Voor de toepassing van de WKR is het essentieel dat u weet welke vergoedingen en verstrekkingen u geeft aan uw medewerkers. Maak daarom een inventarisatie van alle personeelsvoorzieningen binnen uw bedrijf, zoals een mobiele telefoon, een personeelsfeest, een kerstgeschenk of een kostenvergoeding. Ga voor deze kosten na of deze ten laste komen van de vrije ruimte, of dat een gerichte vrijstelling of nihil-waardering van toepassing is. 

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vallen buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Denk bijvoorbeeld aan reiskostenvergoeding à € 0,23 per kilometer in 2024, cursussen, maaltijden bij overwerk en consumpties op de werkplek. Bekijk ook onze whitepapers 'Werkkostenregeling: fiscale gevolgen en aanpassingen in uw administratie' en 'Werkkostenregeling: 10 tips voor een goede implementatie'. 

Richt uw administratie goed in

Aan de hand van de inventarisatie en uw vrij besteedbare ruimte kunt u besluiten of u bepaalde vergoeding of verstrekking als werkkosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR. Let op: u kunt alleen gebruikmaken van deze vrije ruimte, als uw administratie hierop goed is ingericht. Daaruit moet blijken dat u een kostenpost heeft aangewezen aan de werkkostenregeling. Anders bestaat het risico dat een vergoeding of verstrekking moet worden belast via de loonstrook van de werknemer, zelfs als u nog vrije ruimte over heeft! 

Kortom, het is noodzakelijk dat uw administratie goed is ingericht voor de WKR. Voordeel daarvan is dat u tussentijds inzicht heeft in uw beschikbare vrije ruimte. Dan weet u ook tijdig of u iets extra’s onbelast kunt geven aan uw personeel, of dat u zuinig aan moet doen om te voorkomen dat u eindheffing bent verschuldigd. Een overschrijding van de vrije ruimte kan aanleiding zijn om uw arbeidsvoorwaarden opnieuw te (laten) beoordelen. Wij constateren regelmatig dat werkgevers de WKR nog niet optimaal benutten.

Gerichte vrijstelling hybride werken 

Door ervaringen tijdens de coronacrisis wordt er inmiddels in veel bedrijven hybride gewerkt (deels op de normale werkplek en deels vanuit huis). Medewerkers hebben - onder andere door de gestegen energieprijzen - hogere kosten om thuis te werken. Vanaf 1 januari 2024 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding € 2,35 per thuiswerkdag. Lees meer hierover op onze pagina 'Thuiswerken en kostenvergoedingen'. 

Gebruikelijkheidscriterium in de werkkostenregeling

Naast de grens van de vrije ruimte, kent de werkkostenregeling nog een belangrijke beperking: de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in de administratie aanwijst als werkkosten, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor uw werknemer. Dit betekent dat het gebruikelijk moet zijn dat u als werkgever de eventuele belastingheffing over een vergoeding of verstrekking voor uw eigen rekening neemt.

Toepassing concernregeling en de werkkostenregeling

Elke werkgever moet haar eigen WKR-administratie voeren. Elke werkgever heeft dan haar eigen vrije ruimte. Als er meerdere werkgevers zijn binnen een organisatie, dan kunt u onder voorwaarden gebruikmaken van de concernregeling. Het concern kan dan de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar optellen, zodat een collectieve vrije ruimte ontstaat. Op deze manier kan het tekort aan vrije ruimte bij een werkgever worden verrekend met een overschot aan vrije ruimte bij een gelieerde werkgever. Lees meer over de voorwaarden en de aandachtspunten van de concernregeling.

Meer weten over de werkkostenregeling?

Door slim om te gaan met de werkkostenregeling kunt u fiscaal voordeel behalen. Wilt u meer weten over de werkkostenregeling? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur. U bereikt Ronald via e-mail. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor u klaar.

Downloaden whitepaper over de werkkostenregeling

Werkkostenregeling

10 tips voor een goede implementatie
Download het whitepaper
Download het whitepaper over de werkkostenregeling

Werkkostenregeling

Fiscale gevolgen en aanpassingen in uw administratie
Download het whitepaper
Volg ABAB op LinkedIn

Volg ABAB op LinkedIn

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws via onze LinkedIn pagina
Volg ons nu
Aanmelden nieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Altijd op de hoogte van het laatste nieuws
Meld u direct aan