Inhuur zzp’ers: kopiëren legitimatiebewijs en privacy wetgeving

14 september 2016
Artikel

Volgens de privacywetgeving mogen paspoorten en ID-kaarten niet gekopieerd worden, tenzij dit op grond van bijzondere regelgeving verplicht is. Bijvoorbeeld in het geval van een werkgever die een kopie ID-bewijs van zijn werknemers in zijn dossier moet bewaren. Als u een zzp’er inhuurt, mag dit vanaf 1 mei 2016 geen volledige kopie meer zijn. Deze wijziging houdt verband met de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA). Overtreedt u deze regel, dan loopt u het risico op een hoge boete.

Portretfoto van Ronald van Leeuwen
geschreven door:
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur
zzp'er met tas

Wat mag wel?

U mag wèl een kopie van het legitimatiebewijs van een zzp’er in uw dossier bewaren, als het BSN-nummer is doorgestreept en de pasfoto is afgeschermd of is voorzien van een watermerk. Er zijn handige hulpmiddelen als ID-covers en apps beschikbaar om zo’n kopie te maken.

Blijkt achteraf dat de zzp’er toch uw werknemer is, dan moet u mogelijk alsnog een volledige kopie opvragen, inclusief BSN-nummer en pasfoto. Kunt u die niet overleggen, dan loopt u risico op een hoger loonbelastingtarief, het zogenoemde anoniementarief van minimaal 52%.

Geen risico lopen?

Spreek vooraf met uw zzp’er af dat hij u op uw verzoek een kopie van zijn paspoort-/ID-kaart verstrekt. Deze afspraak legt u schriftelijk vast. Zo kunt u aan alle regels voldoen en uw risico beperken als achteraf blijkt dat de zzp’er toch uw werknemer is en alsnog een kopie vereist is.

Wilt u meer weten over de privacywetgeving? Onze specialist helpt u graag verder!

Mail Ronald
Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Senior belastingadviseur
Bel
013-4647268
icoon werknemers

Wilt u weten of de werkzaamheden van uw zzp'er wel of niet binnen dienstverband vallen? Ontdek het in een paar stappen!

Laat u niet verrassen door een onverwachte aanslag of boete loonheffing.
Doe nu de DBA check