De nieuwe thuiswerkvergoeding: hoe zit dat?

5 oktober 2021
Artikel

Wilt u thuiswerken blijvend faciliteren? Dan heeft dit (mogelijk) wel gevolgen voor de vergoeding van reiskosten naar de vaste werkplek. En hoe werkt een combinatie van de reis- en de nieuwe thuiswerkvergoeding nu precies? We leggen het uit.

Portretfoto van Mirjam van de Langerijt
Neem contact op met:
Mirjam van de Langerijt Senior belastingadviseur
thuiswerkvergoeding

Thuiswerkvergoeding gericht vrijgesteld

Naast de reeds bestaande gerichte vrijstellingen om het thuiswerken te faciliteren, komt er per 1 januari 2022 een nieuwe gerichte vrijstelling voor algemene thuiswerkkosten. Per thuiswerkdag kunt u uw werknemers maximaal € 2 belastingvrij vergoeden. Een dergelijke vergoeding legt geen beslag (anders dan in 2021 of eerder) op uw vrije ruimte van de werkkostenregeling. Wilt u een hogere vergoeding aan uw werknemers geven? Dan valt het meerdere wel in de vrije ruimte. Denk er dan wel aan om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Geen samenloop met reiskostenvergoeding woon-werk

De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

U kunt echter geen thuiswerkvergoeding geven voor de dagen dat u ook een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaalt. Dit betekent dat als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek werkt, u slechts één van de vrijstellingen kunt toepassen. Voor die dag moet u dus kiezen:

  • óf u vergoedt de reiskosten woonwerk
  • óf u geeft een thuiswerkvergoeding.

De vrijstelling geldt ook niet op de dagen dat de werknemer de auto (of fiets) van de zaak of een door de werkgever betaald OV-abonnement gebruikt om te reizen naar de vaste werkplek.

Voor het begrip ‘vaste werkplek’ geldt een definitie uit een ver verleden: van een vaste werkplek is (al) sprake als de werknemer op jaarbasis op meer dan veertig dagen naar dezelfde locatie reist.  

Andere zakelijke reiskosten, bijvoorbeeld voor klantbezoek, kunt u overigens wel op declaratiebasis vergoeden naast de thuiswerkvergoeding.

Vaste vergoeding mogelijk

Als u afspraken maakt over het reis/thuiswerkpatroon van uw werknemer kunt u een vaste (maandelijkse) thuiswerkvergoeding geven. Hiervoor kunt u gebruikmaken van de zogenoemde 128/214-dagenregeling (wettelijke regeling). Die past u wellicht ook al toe voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding. Door de anti-cumulatieregel verandert er echter wel iets voor die vaste reiskostenvergoeding per 1 januari 2022.

Vaste reiskostenvergoeding tot 1 januari 2022

De 128/214-dagenregeling houdt in dat als uw werknemer minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof uw werknemer op 214 werkdagen reist.

Op deze manier wordt al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie.

De regeling gaat nu nog uit van het aantal werkdagen van de werknemer. Bij parttime werken moet u de vergoeding pro-rata berekenen. Tot 2022 betekent dit dat een (fulltime) werknemer tot twee dagen per week kan thuiswerken met behoud van een reiskostenvergoeding over vijf werkdagen. Dit gaat veranderen per 1 januari 2022.

Vaste vergoedingen vanaf 1 januari 2022

Ook de thuiswerkvergoeding mag als vast maandelijks bedrag worden gegeven op basis van deze 128/214-dagenregeling. Maar let op: de thuiswerk- en reiskostenvergoeding moeten voortaan allebei pro-rata worden berekend op basis van het aantal reisdagen en  thuiswerkdagen (in plaats van werkdagen).

Verschil vaste vergoedingen 2021 en 2022

Een voorbeeld ter verduidelijking:

U spreekt met uw werknemer met een vierdaagse werkweek af dat hij drie dagen per week op kantoor en één dag thuis gaat werken. De reisafstand woon-werk bedraagt veertig kilometer per dag.   

Reiskostenvergoeding in 2021

Uw werknemer voldoet aan de 128-dagenregeling als hij ten minste 102 dagen van het kalenderjaar (4/5 van 128 dagen) naar kantoor reist. De reiskostenvergoeding mag worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 172 dagen (4/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar reist. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt maximaal € 109 per maand ((172 dagen x 40 kilometer x € 0,19)/12 maanden).

Reiskostenvergoeding vanaf 1 januari 2022

Uw werknemer kan een vaste reiskostenvergoeding ontvangen als hij tenminste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar kantoor reist. De vergoeding wordt berekend over 129 dagen (3/5 van 214 dagen).

De onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan maximaal € 82 per maand ((129 dagen x 40 kilometer x € 0,19)/12 maanden).

Thuiswerkvergoeding vanaf 1 januari 2022

Voor een vaste thuiswerkvergoeding moet uw werknemer ten minste 25 dagen van het kalenderjaar (1/5 van 128 dagen) thuiswerken. De thuiswerkvergoeding wordt berekend over 43 dagen (1/5 van 214 dagen). De onbelaste vaste thuiswerkkostenvergoeding bedraagt maximaal € 7 per maand (43 dagen x € 2/12 maanden).

Nieuwe regeling voordelig?

De maximaal te ontvangen gecombineerde vaste reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding bedraagt in het voorbeeld € 89 per maand in 2022. Dat is lager dan de maximale reiskostenvergoeding in 2021 (€ 109 per maand).

Bij een reisafstand enkele reis van niet meer dan vijf kilometer is een combinatie van een vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding wel gunstiger dan de huidige regeling.

Aandachtspunten in 2022

Werkten uw werknemers (voor de coronacrisis) incidenteel thuis en blijft dat zo in 2022? Dan wijzigt de reiskostenvergoeding niet. Wel moet u meer dan voorheen monitoren of zij nog voldoen aan de 128-dagenregeling. Een locatieregistratie kan daarbij behulpzaam zijn. Ook de (nieuwe) definitie van de vaste werkplek verdient aandacht, zeker als u een thuiswerkvergoeding wilt betalen.

Maakt u structurele afspraken over thuiswerkdagen? Dan wijzigt de reiskostenvergoeding. Wij adviseren om de afspraken schriftelijk vast te leggen om de vaste onbelaste reis- en/of thuiswerkvergoeding aannemelijk te maken.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de thuiswerkvergoeding? Neem dan contact op met Mirjam van de Langerijt, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-5915140 of stuur Mirjam een mail.

Wilt u meer weten over de thuiswerkvergoeding? Onze specialist helpt u graag verder!

E-mail Mirjam
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan