De gevolgen van thuiswerken voor de vaste kostenvergoeding

1 december 2020
Artikel

Krijgt uw personeel een vaste maandelijkse vergoeding voor zakelijke kosten? Deze vergoeding kunt u mogelijk niet meer (volledig) onbelast uitbetalen als uw werknemer veel thuis werkt. Waar moet u op letten?

Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Neem contact op met:
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur
Overleg op afstand

Vaste kostenvergoeding

Een vaste kostenvergoeding bestaat vaak uit diverse kostenposten. Denk aan kosten voor consumpties onderweg, representatiekosten, vakliteratuur of parkeerkosten bij een auto van de zaak. Als de afzonderlijke componenten gericht vrijgestelde of intermediaire kosten (bedragen die de werknemer voorschiet) zijn, dan is de hele vaste kostenvergoeding belastingvrij. De vergoeding moet u wel kunnen onderbouwen door een (voorafgaand) onderzoek naar de werkelijke kosten.

Kostenonderzoek na 1 januari 2021

Door het thuiswerken verandert het kostenpatroon van uw werknemer. Een eerdere onderbouwing klopt daardoor mogelijk niet meer. Op basis van een goedkeuring van het kabinet kunt u de vaste kostenvergoeding, die uw werknemer al op 12 maart 2020 ontving, nog onbelast doorbetalen tot 1 januari 2021. Houdt u de netto kostenvergoeding na 1 januari 2021 in stand? Dan moet u de afzonderlijke componenten van de vaste kostenvergoeding opnieuw toetsen. Abonnementskosten voor een vakblad lopen door. Maar zakelijke uitgaven onderweg (maaltijden en consumpties) zijn waarschijnlijk lager als klantbezoek afneemt. Ook kan uw werknemer met een auto van de zaak minder parkeer- of waskosten hebben. Een kostenonderzoek moet uitwijzen in welke mate de uitgaven van uw werknemers wijzigen. Daarvoor is het vereist dat uw werknemers drie maanden hun werkelijke kosten bijhouden.

Kunt u de vaste kostenvergoeding nog steeds onderbouwen? Dan kunt u deze vergoeding onbelast blijven doorbetalen. Ontbreekt een onderbouwing? Dan is er sprake van belast loon. Wilt u hetzelfde bedrag netto blijven vergoeden, dan moet u de vergoeding (deels) bruteren of toewijzen aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

De vergoeding tijdelijk bruto uitbetalen of een tijdelijke verlaging van het bedrag is wellicht ook mogelijk. Dit is afhankelijk van wat u hierover in uw  arbeidsvoorwaarden hebt afgesproken.

Meer weten?

Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Onze fiscale adviseurs volgen de ontwikkelingen op de voet. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail

Bekijk alle artikelen over thuiswerken en kostenvergoedingen.

Wilt u meer weten over thuiswerken en de vaste kostenvergoeding? Neem contact met ons op!

E-mail Ronald
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan