Coronacrisis: vaste kostenvergoedingen aanpassen?

24 maart 2020
Artikel

Werkt uw werknemer langdurig thuis vanwege het coronavirus? Dan kan dit betekenen dat u op een bepaald moment geen onbelaste reiskostenvergoeding meer kan geven. Thuiswerken biedt wel mogelijkheden voor andere onbelaste kostenvergoedingen.
 

Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Geschreven door:
Ronald van Leeuwen Senior belastingadviseur
Onkostenvergoeding reizen

Vaste reiskostenvergoeding

Waarschijnlijk krijgen uw werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding als tegemoetkoming in de kosten voor het woon-werkverkeer. Deze vergoeding is meestal een vast bedrag per maand. Verwacht u dat uw werknemer langere tijd van huis uit gaat werken? Dan kunt u de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven betalen in de lopende maand en de daaropvolgende maand. Vervolgens moet u de vergoeding stopzetten, belast uitbetalen of aanwijzen aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Uitbetaling van de onbelaste vaste vergoeding kunt u hervatten in de maand nadat de werknemer terugkeert naar kantoor. Een aanpassing is dus pas nodig als de coronacrisis langere periode aanhoudt. 

Een voorbeeld

Uw werknemer werkt vanaf 16 maart thuis en gaat weer naar kantoor op 11 juni. Dan kunt u de vergoeding onbelast uitbetalen in maart en april. In mei en juni is de vergoeding belast en vanaf juli kunt u de vergoeding weer onbelast uitbetalen.

Coulance Belastingdienst?

De toekomst moet uitwijzen of de Belastingdienst de regels tijdens de coronacrisis soepel zal toepassen. In de tussentijd kunt u uw werknemer compenseren door de reiskostenvergoeding te vervangen door een andere vergoeding, bijvoorbeeld een internetvergoeding.

Internetvergoeding

Werken uw werknemers thuis met hun laptop? En loggen ze in op uw netwerk? Dan kunt u een onbelaste vergoeding geven voor de internetkosten. Het is daarvoor niet vereist dat uw werknemer permanent thuis werkt. Als voorwaarde geldt namelijk dat het vanuit uw oogpunt noodzakelijk is dat uw werknemer beschikt over een internetverbinding thuis. Dit zal functieafhankelijk zijn. U kunt daarbij nooit meer vergoeden dan de werkelijke kosten. Speciale aandacht gaat uit naar combi-abonnementen, waarbij de telecomprovider naast internet, ook telefonie en televisie aanbiedt. Alleen het deel van de factuur dat betrekking heeft op het internetabonnement is gericht vrijgesteld en kunt u onbelast vergoeden.

Overige vergoedingen en verstrekkingen

Voor de reguliere maandelijkse vaste kostenvergoeding geldt hetzelfde als voor vaste reiskostenvergoedingen. De vergoeding van kosten die niet doorlopen tijdens het thuiswerken moet u na verloop van eerdergenoemde periode stopzetten of belast uitbetalen. Denk hierbij aan de vergoeding voor maaltijden en consumpties onderweg. Bevat de vaste kostenvergoeding elementen die wel gewoon doorlopen, bijvoorbeeld kosten voor abonnement op een zakelijk tijdschrift? Dan mag u de onbelaste vergoeding voor dat gedeelte voortzetten.

Daarnaast kunt u Arbo-voorzieningen thuis onbelast verstrekken of vergoeden, denk aan een goede bureaustoel. Ook zijn er mogelijkheden voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen wanneer uw werknemer thuis een zelfstandige werkruimte heeft met eigen opgang en sanitair die hij of zij kan verhuren aan een derde.  

Meer weten

Wilt u weten of u in deze bijzondere tijd uw vaste kostenvergoedingen moet aanpassen? Onze experts helpen u graag. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail. Ook kunt u contact opnemen met een van de collega's uit het specialistenteam. Dit team is speciaal samengesteld om antwoord te geven op vragen van ondernemers over ondernemen tijdens de coronacrisis. Of vul het contactformulier in.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Onze specialist helpt u graag verder!

E-mail Ronald
Portretfoto van Ronald van Leeuwen
Senior belastingadviseur
Bel
013-4647268