Coronabeleid vaste kostenvergoedingen uitgebreid

30 juni 2020
Artikel

Gedurende de periode dat uw werknemers nog zoveel mogelijk thuiswerken, mag u de vaste reiskostenvergoeding van uw werknemers door laten lopen. Het beleid hierover werd onlangs verduidelijkt en uitgebreid met overige vaste kostenvergoedingen.

Portretfoto van Mirjam van de Langerijt
Neem contact op met:
Mirjam van de Langerijt Senior belastingadviseur
Coronabeleid vaste kostenvergoedingen uitgebreid

Vaste reiskostenvergoeding

Ondanks de versoepelingen in het coronabeleid, blijft het advies om uw werknemers nog zoveel mogelijk thuis te laten werken. Eerder werd het al goedgekeurd om de vaste reiskostenvergoeding aan uw werknemers door te betalen, ondanks dat zij niet of minder reizen. U mag daarbij uitgaan van de feiten waarop de vergoeding oorspronkelijk was gebaseerd. Onlangs is verduidelijkt dat u daarbij moet uitgaan van de situatie op 12 maart 2020. Uiterlijk op die datum moet uw werknemer een onvoorwaardelijk recht hebben op de vergoeding.

Betaalde u uw werknemers vóór 13 maart 2020 al een vaste reiskostenvergoeding die bijvoorbeeld was gebaseerd op 214 werkdagen per jaar (bij een fulltime dienstverband)? Dan mag deze worden voortgezet.

Uitruil met brutoloon

Sommige werkgevers bieden hun werknemers de mogelijkheid om brutoloon uit te ruilen met een vaste reiskostenvergoeding. Bijvoorbeeld als er in de regel minder dan € 0,19 per kilometer wordt vergoed of er een minimale woon-werkafstand geldt. Een uitruil leidt dan tot een hoger nettoloon voor uw werknemer.

Ook bij een dergelijke uitruil mag de reiskostenvergoeding worden berekend op basis van het oorspronkelijk afgesproken vaste reispatroon. Als voorwaarde geldt daarbij dat de werknemer zijn keuze voor de uitruil vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt. Maakt de werknemer zijn keuze na die datum, dan mag alleen worden uitgegaan van de werkelijke reisdagen van de werknemer. De praktische 214-dagenregeling kan dan niet worden gebruikt.

Dit kan met name gevolgen hebben voor werknemers die gewend waren om bijvoorbeeld in november hun keuze kenbaar te maken om de eindejaarsuitkering uit te ruilen voor een optimale reiskostenvergoeding.

Vaste kostenvergoeding

Veel werknemers ontvangen naast een reiskostenvergoeding ook een vaste maandelijkse vergoeding voor overige kosten. Denk bijvoorbeeld aan een vergoeding voor representatiekosten, vakliteratuur, maaltijden onderweg en/of parkeerkosten bij een auto van de zaak.

In het nieuwe besluit is nu ook goedgekeurd dat de vaste kostenvergoedingen die uw werknemer al op 12 maart 2020 ontving, ongewijzigd mogen doorlopen. U hoeft geen rekening te houden met het veranderde kostenpatroon van uw werknemer.

Overige (thuiswerk)vergoedingen

Overweegt u uw werknemers andere vergoedingen te geven om het thuiswerken te faciliteren? Denk dan eens aan een internetvergoeding of onbelaste Arbo-voorzieningen thuis (bijvoorbeeld een goede bureaustoel).

Ook de verruiming van de werkkostenregeling (WKR) (3% over de eerste € 400.000 van uw fiscale loonsom en 1,2% over het deel van uw loonsom boven € 400.000) biedt in 2020 mogelijkheden. Vergoedingen die in de vrije ruimte vallen (bijvoorbeeld vergoeding van de hogere energiekosten), kunnen door de verruiming zonder extra werkgeverslast, of zelfs budgetneutraal, worden vergoed. 

Meer weten?

Wilt u meer informatie over de reiskostenvergoeding? Onze fiscale experts helpen u graag. Neem contact op met Mirjam van de Langerijt, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-5915140 of stuur Mirjam een e-mail.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Onze specialist helpt u graag verder!

E-mail Mirjam
Aanmelden e-mailnieuwsbrief

Aanmelden nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen via onze maandelijkse e-mailnieuwsbrief
Meld u direct aan